Guide e tutorial
Impara a utilizzare White Coachboard al meglio. Guide semplici e pratiche per ogni funzionalità.
Primi passi
Benvenuto in White Coachboard
White Coachboard è progettato per essere semplice e intuitivo. In pochi minuti sarai operativo e potrai iniziare a gestire i tuoi clienti in modo professionale.
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Inizia creando la scheda di un'azienda (per business coaching) o di un cliente privato.
Inizia a documentare
Registra la tua prima sessione, definisci obiettivi e inizia a tracciare i progressi.
Suggerimento: inizia con un solo cliente per prendere confidenza con l'applicazione. Una volta che ti senti a tuo agio, potrai aggiungere tutti gli altri.
La dashboard
La dashboard è la tua pagina principale. Da qui puoi vedere a colpo d'occhio:
- Statistiche generali: numero di aziende, clienti, sessioni
- Prossimi appuntamenti: le sessioni in programma
- Attività recenti: le ultime modifiche effettuate
- Progressi KPI: un riepilogo dei miglioramenti dei tuoi clienti
Guida completa ai KPI
Cosa sono i KPI nel coaching
I KPI (Key Performance Indicators) sono indicatori che ti permettono di misurare i progressi dei tuoi clienti in modo oggettivo. Sono fondamentali per:
- Dimostrare il valore del tuo lavoro alle aziende
- Mostrare ai clienti i progressi fatti
- Avere una base oggettiva per le sessioni di follow-up
- Giustificare il rinnovo dei contratti
Perché funziona: i coach che usano KPI misurabili hanno un tasso di rinnovo dei contratti del 94% rispetto al 45% di chi non li usa.
1 Come creare un KPI
Per creare un nuovo KPI per un cliente aziendale:
- Vai alla scheda del cliente (dalla sezione "Aziende" → seleziona l'azienda → seleziona il dipendente)
- Clicca sulla tab "KPI"
- Clicca sul pulsante "+ Nuovo KPI"
- Compila i campi richiesti:
- Nome: es. "Leadership", "Comunicazione", "Gestione del tempo"
- Descrizione: una breve spiegazione di cosa misura
- Punteggio iniziale: il valore di partenza (scala 1-10)
- Clicca su "Salva"
Consiglio: definisci i KPI insieme al cliente e all'HR nella sessione iniziale. Questo crea allineamento e aspettative chiare.
2 Aggiornare i KPI
Durante il percorso di coaching, aggiorna regolarmente i KPI:
- Vai alla scheda del cliente → tab "KPI"
- Clicca sul KPI che vuoi aggiornare
- Inserisci il nuovo punteggio nel campo "Punteggio attuale"
- Aggiungi una nota opzionale per contestualizzare il cambiamento
- Clicca su "Aggiorna"
Il sistema calcola automaticamente la percentuale di miglioramento e mostra un grafico con l'andamento nel tempo.
3 Esempi di KPI efficaci
Ecco alcuni esempi di KPI che puoi utilizzare, divisi per area:
Leadership
Capacità di delega, gestione del team, visione strategica, decision making
Comunicazione
Chiarezza espositiva, ascolto attivo, feedback costruttivo, public speaking
Gestione del tempo
Prioritizzazione, rispetto delle scadenze, work-life balance, gestione dello stress
Performance
Raggiungimento obiettivi, produttività, qualità del lavoro, innovazione
Attenzione: non creare troppi KPI. 3-5 indicatori ben definiti sono più efficaci di 10 indicatori vaghi. Concentrati su quelli che contano davvero.
4 Report KPI per le aziende
Puoi generare un report professionale dei KPI da presentare all'HR o al management:
- Vai alla scheda del cliente → tab "KPI"
- Clicca su "Genera report" in alto a destra
- Seleziona il periodo da includere
- Scegli il formato (PDF o visualizzazione web)
- Il report includerà:
- Riepilogo del percorso di coaching
- Tabella KPI con punteggi iniziali e finali
- Percentuale di miglioramento per ogni KPI
- Grafico dell'andamento nel tempo
- Note e osservazioni
Gestione clienti
Tipi di clienti
White Coachboard gestisce due tipi di clienti:
Clienti aziendali
Dipendenti di aziende con cui hai un contratto di coaching. Organizzati per azienda, con KPI, sessioni e report per l'HR.
Clienti privati
Persone che ti contattano direttamente per un percorso di life coaching o crescita personale. Con scheda completa di abitudini, valori e obiettivi.
Creare una scheda cliente completa
Ogni cliente ha una scheda con diverse sezioni che puoi compilare:
- Profilo: dati anagrafici, contatti, foto, ruolo
- Abitudini: comportamenti ricorrenti su cui lavorare
- Punti di forza: risorse e qualità del cliente
- Valori: cosa è importante per il cliente
- Obiettivi: traguardi da raggiungere
- Todo: azioni concrete da compiere tra una sessione e l'altra
- Sessioni: storico di tutti gli incontri
- KPI: indicatori di performance (solo per clienti aziendali)
Suggerimento: non devi compilare tutto subito. Aggiungi le informazioni man mano che emergono durante le sessioni. La scheda si arricchirà naturalmente nel tempo.
Ricerca rapida
Usa la barra di ricerca in alto per trovare rapidamente un cliente. Puoi cercare per:
- Nome e cognome
- Telefono
- Nome dell'azienda
La ricerca è istantanea: inizia a digitare e vedrai subito i risultati.
Gestione sessioni
Registrare una sessione
Dopo ogni incontro con un cliente, registra la sessione:
- Vai alla scheda del cliente
- Clicca sulla tab "Sessioni"
- Clicca su "+ Nuova sessione"
- Compila i campi:
- Data e ora: quando si è tenuta la sessione
- Durata: quanto è durata (in minuti)
- Argomenti trattati: i temi principali discussi
- Note: osservazioni, insight, punti emersi
- Prossimi passi: cosa farà il cliente prima della prossima sessione
- Clicca su "Salva"
Best practice: registra la sessione subito dopo l'incontro, quando i dettagli sono ancora freschi. Bastano 3 minuti per avere una documentazione completa.
Visualizzare lo storico
Lo storico delle sessioni ti permette di:
- Vedere tutte le sessioni ordinate per data
- Leggere rapidamente le note di ogni incontro
- Prepararti per la sessione successiva rivedendo quella precedente
- Calcolare le ore totali di coaching erogate
Usa i filtri per visualizzare solo un determinato periodo o cercare parole chiave nelle note.
Modulo formazione
Organizzare un corso
Il modulo Formazione è pensato per chi organizza corsi di gruppo. Ecco come strutturare un corso:
Crea il gruppo
Vai su "Formazione" → "Nuovo gruppo". Inserisci nome, descrizione e partecipanti.
Definisci i moduli
Ogni corso può avere più moduli. Crea i moduli con titolo e descrizione.
Aggiungi gli argomenti
Per ogni modulo, elenca gli argomenti che verranno trattati.
Pianifica le sessioni
Crea le sessioni del corso con data, ora e durata prevista.
Aggiungi esercizi
Puoi creare esercizi pratici da assegnare ai partecipanti.
Monitoraggio ore
Il sistema tiene traccia automaticamente delle ore di formazione erogate. Puoi vedere:
- Ore totali pianificate per il corso
- Ore già erogate
- Ore rimanenti
- Riepilogo per modulo
Utile per la fatturazione e per rispettare gli accordi contrattuali.
Report e export
Tipi di report disponibili
White Coachboard permette di generare diversi tipi di report:
Report KPI
Andamento degli indicatori di performance con grafici e percentuali di miglioramento.
Report sessioni
Riepilogo di tutte le sessioni con argomenti trattati e ore totali.
Scheda cliente
Export completo della scheda cliente con tutti i dati raccolti.
Report formazione
Riepilogo del corso con moduli, argomenti, esercizi e ore erogate.
Esportare i dati
Puoi esportare i tuoi dati in diversi formati:
- PDF: ideale per presentazioni e condivisione con HR
- CSV: per analisi in Excel o altri fogli di calcolo
- JSON: per backup o integrazione con altri sistemi
Per esportare, vai nella sezione desiderata e clicca sull'icona di download o sul pulsante "Esporta".
I tuoi dati sono tuoi: puoi esportare tutto in qualsiasi momento. Non c'è lock-in e hai sempre il pieno controllo delle tue informazioni.
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